Согласно ст. 44 Основ содержание нотариально удостоверяемой сделки, а также заявления и иных документов должно быть зачитано вслух участникам. Документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписываются в присутствии нотариуса.
Если гражданин вследствие физических недостатков, болезни или по каким-либо иным причинам не может лично расписаться, по его поручению, в его присутствии и в присутствии нотариуса сделку, заявление или иной документ с указанием причин может подписать другой гражданин.
Нотариус обязан зачитать вслух содержание удостоверяемой им сделки и иных документов по причине того, что
- лица, участвующие в сделке, независимо от того, умеют ли они читать, должны слышать то, что написано в документе;
- нотариус сам дополнительно для себя уточняет те положения, которые изложены в документе, и мысленно сверяет их с содержанием закона.
Человек, в том числе и нотариус, при чтении документа, порой беглом, не задумывается над смыслом предложений и отдельных слов. Чтение же вслух и обсуждение документа позволяет найти сторонам приемлемое решение, если возникла спорная ситуация; позволяет глубже понять содержание документа; избежать в дальнейшем спора, в том числе разрешаемого в судебном порядке.
После составления документа и прочтения его вслух с разъяснениями, если у сторон сделки не возникло разногласий, стороны подписывают документ лично. Желательно, чтобы помимо росписи, которая выражается простым росчерком, каждый подписывающий документ собственноручно написал полностью свои фамилию, имя, отчество. В таком случае значительно меньше шансов у одной из сторон оспорить свою подпись на документе.
Если обратившийся для совершения нотариального действия гражданин - глухой, немой или глухонемой, то при совершении нотариального действия обязательно должно присутствовать лицо грамотное, способное объясниться с ним и удостоверить своей подписью, что содержание сделки, заявления или иного документа соответствует воле участвующего в ней лица. На документе указываются причины, по которым лицо лично не могло расписаться.